Положення про обробку і захист персональних даних у базах персональних даних, володільцем яких є продавець

 

1. Загальні поняття.

1.1. Визначення термінів:

база персональних даних — іменована сукупність упорядкованих персональних даних у формі картотек та/або в електронній формі персональних даних;

відповідальна особа — визначена особа, яка організовує роботу, пов’язану із захистом персональних даних при їх обробці, відповідно до закону;

володілець бази персональних даних — фізична або юридична особа, якій за згодою суб’єкта персональних даних або законом надано право на обробку цих даних, яка затверджує мету обробки персональних даних у цій базі даних, встановлює склад цих даних та процедури їх обробки, якщо інше не визначено законом;

Державний реєстр баз персональних даних — єдина державна інформаційна система збору, накопичення та обробки відомостей про зареєстровані бази персональних даних;

загальнодоступні джерела персональних даних — довідники, адресні книги, реєстри, списки, інші систематизовані збірники відкритої інформації, які містять персональні дані, розміщені та опубліковані з відома суб’єкта персональних даних.

Не вважаються загальнодоступними джерелами персональних даних соціальні мережі та інтернет-ресурси, в яких суб’єкт персональних даних залишають свої персональні дані (окрім випадків, коли суб’єктом персональних даних прямо зазначено, що персональні дані розміщені з метою їх вільного поширення та використання);

згода суб’єкта персональних даних — будь-яке документоване, добровільне волевиявлення фізичної особи (у разі її поінформованості) щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки;

знеособлення персональних даних — вилучення відомостей, які дають можливість ідентифікувати особу;

обробка персональних даних — дія або сукупність дій, вчинених повністю або частково в інформаційній (автоматизованій) системі та/або в картотеках персональних даних, які пов’язані зі збиранням, реєстрацією, накопиченням, зберіганням, адаптуванням, зміною, поновленням, використанням і поширенням (розповсюдженням, реалізацією, передачею), знеособленням, знищенням відомостей про фізичну особу;

персональні дані — відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка може бути ідентифікована (конкретно ідентифікована);

розпорядник бази персональних даних — фізична чи юридична особа, якій володільцем бази персональних даних або законом надано право обробляти ці дані від самого володільця.

Не є розпорядником бази персональних даних особа, якій володільцем та/або розпорядником бази персональних даних доручено здійснювати технічні роботи з базою персональних даних без доступу до змісту персональних даних;

суб’єкт персональних даних — фізична особа, стосовно якої відповідно до закону здійснюється обробка персональних даних відносно неї;

третя особа — будь-яка особа, окрім суб’єкта персональних даних, володільця чи розпорядника бази персональних даних або уповноваженого державного органу з питань захисту персональних даних, якій володільцем чи розпорядником бази персональних даних здійснюється передача персональних даних відповідно до закону;

особливі категорії даних — персональні дані про етнічне або расове походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в громадських формуваннях, а також даних, що стосуються здоров’я чи статевого життя.

 

2. Сфера застосування.

Дане Положення обов’язкове для застосування відповідальною особою та співробітниками продавця, які, у зв’язку з виконанням своїх службових обов’язків, безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних.

 

3. Перелік баз персональних даних.

Продавець є власником баз персональних даних контрагентів.

 

4. Мета обробки персональних даних.

Метою обробки персональних даних є забезпечення реалізації цивільно-правових відносин, надання/отримання та здійснення розрахунків за придбані товари/послуги відповідно до Податкового кодексу України, Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», Податковим кодексом України, Цивільним кодексом України, Господарським кодексом України. Згідно із Законом України «Про захист персональних даних» мета обробки персональних даних у системі є зберігання та обслуговування даних контрагентів.

 

5. Порядок обробки персональних даних.

5.1. Згода суб’єкта персональних даних має бути добровільним волевиявленням фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки, яка має бути оформлена чи на паперовому носії з реквізитами, що дає змогу ідентифікувати цей документ і фізичну особу, чи у формі електронного документу, який має містити відомості, що дають змогу ідентифікувати цей документ та фізичну особу із бажаним засвідченням електронним підписом суб’єкта персональних даних або відмітка суб’єкта персональних даних на електронній сторінці документа чи в електронному файлі, що обробляється в інформаційній системі на основі документованих програмно-технічних рішень.

5.2. Під час оформлення цивільно-правових відносин відповідно до чинного законодавства надається згода суб’єкта персональних даних та здійснюється повідомлення суб’єкта персональних даних про включення його персональних даних до бази персональних даних, права, визначені Законом України «Про захист персональних даних», мету збору даних та осіб, яким передаються його персональні дані.

5.3. Обробка персональних даних про етнічне або расове походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в громадських формуваннях, а також даних, що стосуються здоров’я чи статевого життя (особливі категорії даних) забороняється.

 

6. Місцезнаходження бази персональних даних.

Вказані у розділі 3 цього Положення бази персональних даних знаходяться за місцем знаходження серверів хостера ТОВ "Хостинг «Украина»" (ukraine.com.ua).

 

7. Умови розкриття інформації про персональні дані третім особам.

7.1. Порядок доступу до персональних даних третіх осіб визначається умовами згоди суб’єкта персональних даних, наданої володільцю бази персональних даних на обробку цих даних, або відповідно до вимог закону.

7.2. Доступ до персональних даних третій особі не надається, якщо дана особа відмовляється взяти на себе зобов’язання щодо забезпечення виконання вимог Закону України «Про захист персональних даних» або неспроможна їх забезпечити.

7.3. Суб’єкт відносин, пов’язаних з персональними даними, подає запит щодо доступу (далі — запит) до персональних даних володільцю бази персональних даних.

7.4. У запиті зазначаються:

  • прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання (місце перебування) і реквізити документа, що посвідчує фізичну особу, яка подає запит (для фізичної особи — заявника);
  • найменування, місцезнаходження юридичної особи, яка подає запит, посада, прізвище, ім’я та по батькові особи, яка засвідчує запит; підтвердження того, що зміст запиту відповідає повноваженням юридичної особи (для юридичної особи — заявника);
  • прізвище, ім’я та по батькові, а також інші відомості, що дають змогу ідентифікувати фізичну особу, стосовно якої робиться запит;
  • відомості про базу персональних даних, стосовно якої подається запит, чи відомості про володільця чи розпорядника персональних даних;
  • перелік персональних даних, що запитуються;
  • мета та/або правові підстави для запиту.

7.5. Строк вивчення запиту на предмет його задоволення не може перевищувати десяти робочих днів з дня його надходження.

Протягом цього строку володілець бази персональних даних доводить до відома особи, яка подає запит, що запит буде задоволене або відповідні персональні дані не підлягають наданню, із зазначенням підстави, визначеної у відповідному нормативно-правовому акті.

Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.

7.6. Усі працівники, які мають доступ до бази персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових обов’язків, володільця бази персональних даних зобов’язані додержуватися вимог конфіденційності щодо персональних даних та інформації щодо рахунків у цінних паперах та обігу цінних паперів.

7.7. Відстрочення доступу до персональних даних третіх осіб допускається у разі, якщо необхідні дані не можуть бути надані протягом тридцяти календарних днів з дня надходження запиту. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у запиті, не може перевищувати сорока п’яти календарних днів.

7.8. Повідомлення про відстрочення доводиться до відома третьої особи, яка подала запит, у письмовій формі з роз’ясненням порядку оскарження такого рішення.

7.9. У повідомленні про відстрочення зазначаються:

  • прізвище, ім’я та по батькові посадової особи;
  • дата відправлення повідомлення;
  • причина відстрочення;
  • строк, протягом якого буде задоволене запит.

7.10. Відмова у доступі до персональних даних допускається, якщо доступ до них заборонено згідно із законом.

7.11. У повідомленні про відмову зазначаються:

  • прізвище, ім’я, по батькові посадової особи, яка відмовляє у доступі;
  • дата відправлення повідомлення;
  • причина відмови.

7.12. Рішення про відстрочення або відмову із доступі до персональних даних може бути оскаржено до уповноваженого державного органу з питань захисту персональних даних, інших органів державної влади та органів місцевого самоврядування, до повноважень яких належить здійснення захисту персональних даних, або до суду.

 

8. Захист персональних даних: способи захисту, відповідальна особа, працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових обов’язків, строк зберігання персональних даних.

8.1. Володілець бази персональних даних вживає заходів щодо забезпечення захисту персональних даних (запобігання втратам, крадіжкам, несанкціонованому знищенню, викривленню, підробленню, копіюванню інформації) на всіх етапах їх обробки, у тому числі за допомогою організаційних та технічних заходів.

8.2. Наказом Володільця бази персональних даних визначається відповідальна особа. Відповідальна особа організовує роботу, пов’язану із захистом персональних даних при їх зборі, накопиченні та обробці, відповідно до закону.

Обов’язки відповідальної особи щодо організації роботи, пов’язаної із захистом персональних даних при їх обробці визначені у посадовій інструкції.

8.3. Відповідальна особа зобов’язана:

  • знати законодавство України в сфері захисту персональних даних;
  • забезпечити виконання співробітниками Володільця бази персональних даних вимог законодавства України в сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, що регулюють діяльність Володільця бази персональних даних щодо обробки і захисту персональних даних у базах персональних даних;
  • повідомляти Володільця бази персональних даних про факти порушень співробітниками вимог законодавства України в сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, що регулюють діяльність Володільця бази персональних даних щодо обробки і захисту персональних даних у базах персональних даних у термін не пізніше одного робочого дня з моменту виявлення таких порушень;
  • забезпечити зберігання документів, що підтверджують надання суб’єктом персональних даних згоди на обробку своїх персональних даних та повідомлення вказаного суб’єкта про його права;
  • забезпечувати ознайомлення працівників Володільця бази персональних даних з вимогами законодавства про захист персональних даних, зокрема щодо їхнього обов'язку не допускати розголошення у будь-який спосіб персональних даних, які їм було довірено або які стали їм відомі у зв'язку з виконанням професійних, службових чи трудових обов'язків;
  • забезпечувати організацію обробки персональних даних працівниками Володільця бази персональних даних відповідно до їх професійних, службових чи трудових обов'язків в обсязі, необхідному для виконання таких обов'язків;
  • організовувати роботу з обробки запитів щодо доступу до персональних даних суб'єктів відносин, пов'язаних з обробкою персональних даних;
  • забезпечувати доступ суб'єктів персональних даних до їх власних персональних даних;
  • інформувати Володільця бази персональних даних про заходи, яких необхідно вжити для приведення складу персональних даних та процедур їх обробки у відповідність до закону;
  • інформувати Володільця бази персональних даних про порушення встановлених процедур з обробки персональних даних.

8.4. З метою виконання своїх обов’язків відповідальна особа має право:

  • перевіряти стан дотримання працівниками Володільцем бази персональних даних вимог законодавства у сфері захисту персональних даних та даного положення;
  • отримувати необхідні документи, у тому числі накази й інші розпорядчі документи, видані Володільцем бази персональних даних, пов’язані із обробкою персональних даних;
  • робити копії з отриманих документів, у тому числі копії файлів, будь-яких записів, що зберігаються в локальних обчислювальних мережах і автономних комп’ютерних системах;
  • брати участь в обговоренні виконуваних ним обов’язків організації роботи, пов’язаної із захистом персональних даних при їх обробці;
  • вносити на розгляд пропозиції щодо покращення діяльності та вдосконалення методів роботи, подавати зауваження та варіанти усунення виявлених недоліків у процесі обробки персональних даних;
  • одержувати пояснення з питань здійснення обробки персональних даних;
  • підписувати та візувати документи в межах своєї компетенції.

8.5. Працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових (трудових) обов’язків зобов’язані дотримуватись вимог законодавства України в сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, щодо обробки і захисту персональних даних у базах персональних даних.

8.6. Працівники, що мають доступ до персональних даних, у тому числі, здійснюють їх обробку зобов’язані не розголошувати та не допускати розголошення у будь-який спосіб персональних даних, які їм було довірено або які стали відомі у зв’язку з виконанням професійних чи службових або трудових обов’язків. Таке зобов’язання чинне після припинення ними діяльності, пов’язаної з персональними даними протягом трьох років, крім випадків, установлених законом.

8.7. Особи, що мають доступ до персональних даних, у тому числі, здійснюють їх обробку у разі порушення ними вимог Закону України «Про захист персональних даних» несуть відповідальність згідно законодавства України.

8.8. Персональні дані не повинні зберігатися довше, ніж це необхідно для мети, для якої такі дані зберігаються, але у будь-якому разі не довше строку зберігання даних, визначеного згодою суб’єкта персональних даних на обробку цих даних та/або чинного законодавства.

 

9. Права суб’єкта персональних даних.

Суб’єкт персональних даних має право:

  • знати про джерела збирання, місцезнаходження своїх персональних даних, мету їх обробки, місцезнаходження або місце проживання (перебування) володільця чи розпорядника персональних даних або дати відповідне доручення щодо отримання цієї інформації уповноваженим ним особам, крім випадків, встановлених законом;
  • отримувати інформацію про умови надання доступу до персональних даних, зокрема інформацію про третіх осіб, яким передаються його персональні дані;
  • на доступ до своїх персональних даних;
  • отримувати не пізніш як за тридцять календарних днів з дня надходження запиту, крім випадків, передбачених законом, відповідь про те, чи обробляються його персональні дані, а також отримувати зміст таких персональних даних;
  • пред’являти вмотивовану вимогу володільцю персональних даних із запереченням проти обробки своїх персональних даних;
  • пред'являти вмотивовану вимогу щодо зміни або знищення своїх персональних даних будь-яким володільцем та розпорядником персональних даних, якщо ці дані обробляються незаконно чи є недостовірними;
  • на захист своїх персональних даних від незаконної обробки та випадкової втрати, знищення, пошкодження у зв'язку з умисним приховуванням, ненаданням чи несвоєчасним їх наданням, а також на захист від надання відомостей, що є недостовірними чи ганьблять честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи;
  • звертатися із скаргами на обробку своїх персональних даних до Уповноваженого або до суду;
  • застосовувати засоби правового захисту в разі порушення законодавства про захист персональних даних;
  • вносити застереження стосовно обмеження права на обробку своїх персональних даних під час надання згоди;
  • відкликати згоду на обробку персональних даних;
  • знати механізм автоматичної обробки персональних даних;
  • на захист від автоматизованого рішення, яке має для нього правові наслідки.

 

10. Державна реєстрація бази персональних даних.

Державна реєстрація баз персональних даних здійснюється відповідно до Закону України «Про захист персональних даних».